Offentlige anskaffelser - Hvordan Vinne Anbud?

Offentlige anskaffelser representerer store muligheter for bedrifter, men konkurransen er ofte tøff. For å lykkes med å vinne anbud må du ikke bare levere et godt tilbud – du må også forstå de juridiske og praktiske spillereglene. Her er noen enkle tips til hvordan du kan vinne frem i anbudsprosesser og sikre virksomheten flere kontrakter.

1. Forstå det mest grunnleggende i regelverket 

Det norske regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende og detaljert. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser setter rammene for hvordan innkjøpsprosessene kan foregå og hvordan kontrakter skal tildeles. En bedre forståelse for regelverket kan gi deg et fortrinn i konkurransen.

Noen nøkkelprinsipper:

• Likebehandling: Alle leverandører skal behandles likt og få samme tilgang til informasjon.
• Forutberegnelighet: Krav og kriterier må være tydelige og forhåndsdefinerte.
• Gjennomsiktighet: Prosessen skal være åpen og etterprøvbar.

Ved å kjenne disse prinsippene godt, kan du raskt identifisere feil i prosessen som kan gi deg en fordel – eller grunnlag for å klage. Det er også avgjørende å kjenne til de mest sentrale kravene som gjelder til tilbudsprosessen for å unngå unødige avvisninger fra anbudskonkurranser.

2. Les konkurransegrunnlaget grundig

Konkurransegrunnlaget er ditt viktigste dokument, og de som stiller best forberedt når anbudskonkurransen starter vil ofte belønnes. Her finner du blant annet:

• Kvalifikasjonskrav: Krav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen.
• Minimumskrav i kravspesifikasjonen: Absolutte krav (som er ulike fra kvalifikasjonskravene) som fører til avvisning fra konkurransen om du ikke oppfyller dem eller tar forbehold.
• Tildelingskriterier: Hva oppdragsgiver legger vekt på når tilbudet evalueres (f.eks. pris, kvalitet, leveringstid, miljø).
• Formelle krav: Hvordan tilbudet skal leveres, frister og format, mv.

Mange tilbud blir avvist fordi leverandører ikke følger kravene til punkt og prikke. Sørg for at tilbudet ditt oppfyller både kvalifikasjonskrav og formkrav, enten selv eller ved å knytte til deg en eller flere underleverandører som gjør deg i stand til å oppfylle kravene. Husk forpliktelseserklæring hvis du benytter en underleverandørs kvalifikasjoner for å delta.

3. Optimaliser tilbudet ditt etter tildelingskriteriene

For å vinne må du forstå hva oppdragsgiver verdsetter mest. Det er vanlig at tildelingskriteriene deles opp i:

• Pris: Ofte en viktig faktor, men sjelden den eneste.
• Kvalitet: For eksempel tekniske spesifikasjoner, bærekraft, eller innovasjon.
• Andre faktorer: Dette kan inkludere leveringstid, brukervennlighet eller miljøhensyn.

Legg spesielt merke til hvordan kriteriene vektes. Hvis pris teller 40 % og kvalitet 60 %, kan det være lønnsomt å tilby merverdi fremfor kun å presse prisen. Bruk tid på å forstå evalueringsmodellene til oppdragsgiver, og hvordan poenggivningen er regulert.

4. Dokumentasjon – Sørg for at alt er på plass

Offentlige oppdragsgivere krever omfattende dokumentasjon.

Mangelfull dokumentasjon er en av de vanligste årsakene til at tilbud blir forkastet. Sjekk kravene nøye og lever all nødvendig dokumentasjon innen fristen.

5. Unngå vanlige feil i anbudsprosesser

Typiske feil som kan koste deg kontrakten:

• Misforståelse av tildelingskriterier: Leverandører som ikke adresserer alle kriteriene eller underkriteriene, risikerer å score lavt i evalueringen.
• Overskridelse av fristen: Selv små forsinkelser fører til automatisk avvisning.
• Manglende klargjøring: Hvis noe i konkurransegrunnlaget er uklart, bør du bruke muligheten til å stille spørsmål før tilbudsfristen.
• Unødvendige forbehold eller avvik: Hvis du kan unngå å ta forbehold mot kravspesifikasjon eller avtalevilkår - tenk deg grundig om før du tar forbehold. Risikoen for avvisning er høy ved ethvert forbehold.

6. Kjenn rettighetene dine - Bruk din rett til innsyn og klage

Hvis du taper en konkurranse, har du rett til innsyn i oppdragsgivers evaluering. Dette gir verdifull innsikt i hvordan tilbudet ditt ble vurdert og hva konkurrentene leverte. Dersom du oppdager feil i prosessen, kan det være grunnlag for å klage.

Klageprosessen kan være teknisk og tidssensitiv, men med riktig juridisk bistand kan du ha mulighet til å få anbudet vurdert på nytt. Karenstiden før signering av kontrakt er i utgangspunktet 10 dager fra tildeling.

7. Hvordan Advokatfirmaet Alver AS kan hjelpe deg

Offentlige anskaffelser er komplekse, og selv små feil kan koste dyrt. Vi har bred erfaring med å hjelpe bedrifter gjennom hele prosessen:

• Forberedelse og rådgivning: Vi sikrer at du forstår konkurransegrunnlaget og optimaliserer tilbudet ditt.
• Klage og rettslig oppfølging: Hvis du taper et anbud, bistår vi med innsynsbegjæringer, klageprosess og eventuelle rettslige skritt.
• Strategisk rådgivning: Vi hjelper deg med å bygge langsiktige strategier for å vinne flere kontrakter i fremtiden.

Oppsummert: Slik vinner du anbud

For å lykkes i offentlige anskaffelser trenger du:

1. En solid forståelse av regelverket.
2. Et gjennomarbeidet tilbud som oppfyller alle krav og tildelingskriterier.
3. Riktig juridisk rådgivning for å sikre at du unngår feil og kan utnytte muligheter i prosessen.

Vil du øke sjansene dine for å vinne anbud? Kontakt oss i dag for en uforpliktende prat. Vi sørger for at du har den støtten du trenger, fra start til slutt.