Aksjeloven har i § 3-8 regler om innhold og fremgangsmåte for etablering av avtaler mellom selskapet og personer eller andre selskaper med nær tilknytning til selskapet – såkalte «nærstående». Formålet er å motvirke at det blir inngått avtaler som ikke er i selskapets interesse , og dermed beskytte både kreditorer og minoritetsaksjonærer.
Det er 6.12.2019 vedtatt endringer i disse reglene med virkning fra 1.1.2020, for å forenkle og klargjøre bestemmelsene.
Hvem anses som nærstående?
Følgende anses å ha slik nær tilknytning til selskapet at reglene får anvendelse:
- Aksjeeiere
- En aksjeeiers morselskap
- Styremedlem
- Daglig leder
- Nærstående til noen av de som er nevnt
De avtalene som omfattes er avtaler der selskapets ytelse har en virkelig verdi som overstiger 2,5 % av balansesummen i selskapets balanse i sist godkjente årsregnskap. Dette er en endring – tidligere var kravet at ytelsens verdi overstiger 1/10 av aksjekapitalen.
Det er i utgangspunktet ingen begrensning i hva avtalen kan gjelde.
Det er likevel gjort unntak for følgende:
- Avtaler som inngås som ledd i selskapets vanlige virksomhet og som er grunnet på vanlige forretningsmessige vilkår og prinsipper.
- Avtaler der selskapets ytelse har en verdi på under kr. 100 000. Dette er en endring – tidligere var terskelverdien her kr. 50 000.
- Avtaler om erverv av aksjer ved stiftelse eller kapitalforhøyelse.
- Avtale om lønn og godtgjørelse til daglig leder.
- Diverse andre typer avtaler – overdragelse av verdipapirer, avtaler forbundet med kreditt og sikkerhetsstillelse i konsernforhold samt avtaler godkjent av Finanstilsynet.
Fremgangsmåte
Styret i selskapet skal godkjenne slike avtaler; dette er en endring – tidligere var det et krav at generalforsamlingen godkjenner slike avtaler.
Styret skal i denne sammenheng utarbeide to dokumenter i tillegg til selve styreprotokollen:
For det første skal det gis en redegjørelse med beskrivelse av avtalen. Kravet til redegjørelsen er skjerpet ved endringen vedtatt 6.12.2019. Styret skal nå redegjøre for avtalens bakgrunn og betydning samt hvilke prinsipper som er anvendt ved verdsettelsen.
Styret skal samtidig erklære at avtalen er i selskapets interesse, at kravet til forsvarlig egenkapital og likviditet i § 3-4 er oppfylt, og at det er rimelig samsvar mellom verdiene av vederlaget selskapet skal yte og det selskapet skal motta.
Alle styremedlemmer skal signere redegjørelsen, og denne skal deretter bekreftes av revisor – det er imidlertid ikke krav om at dette må være selskapets valgte revisor.
Styrets redegjørelse og erklæring skal sendes til alle aksjeeiere samt til Foretaksregisteret.
Konsekvens av at reglene ikke er overholdt
Konsekvensen av at avtalen ikke er fremlagt for styrets godkjennelse er avtalen ikke er bindende for selskapet, dersom selskapet godtgjør at den annen part forsto eller burde forstått at styret ikke har godkjent avtalen. Dette er en endring – tidligere var avtalen ikke bindende dersom den ikke var godkjent av generalforsamlingen. Endringen er gjort for å verne avtalemotparter som har handlet i god tro. Det er kun overtredelse av kravet om styregodkjennelse, og ikke kravet til redegjørelse og erklæring, som kan medføre at avtalen ikke er bindende for selskapet.
En eventuell oppfyllelse av avtalen som ikke binder selskapet skal da tilbakeføres.
