Det har blitt avlyst en lang rekke arrangementer av mange slag de siste ukene. For arrangør kan dette være en stor utfordring. Generelt vil effektene av en avlysning være avhengig av innholdet i de avtaler arrangør har inngått med sine leverandører og samarbeidspartnere.
Noen arrangører har inntatt bestemmelser som regulerer avlysning og force majeure i sine kontrakter. Kontrakten vil da regulere hvilke rettigheter, plikter og effekter avlysningen vil gi.
Dersom arrangør har tegnet forsikring som dekker avlysning, vil dette være til stor hjelp, men de fleste arrangører har nok i praksis ikke slike forsikringer; først og fremst fordi de rett og slett er for dyre. Vi påpeker at det må sjekkes om det kan foreligge en situasjon der eieren av arrangementet er selvassurandør, dvs. selv har risikoen for tap, slik at eieren selv må dekke arrangørens kostnader.
Arrangøren vil normalt støte på utfordringer knyttet til avlysning av arrangementer på flere områder. Her gjennomgås noen av de mest sentrale.
Les mer om våre generelle råd for avtalehåndtering og oppfyllelseshindringer her
Bortfall av inntekter og dermed økonomisk overskudd for arrangementet
Det er en lei konsekvens etter en avlysning at en del inntekter ikke lenger er oppnåelige.
Salgsinntekter fra mat, drikke og effekter under arrangementet faller naturlig nok bort. Flere andre inntektsarter er det viktig at arrangører vurder nøye om kan opprettholdes eller om de vil falle bort.
Sponsorinntekter
Det er en stor risiko for at sponsorinntekter vil bortfalle ved en avlysning, ettersom arrangør i slike tilfeller ikke vil være i stand til å kunne yte sponsor de gjenytelser som er avtalt. Her anbefaler vi at arrangør går i forhandling med sponsorene om mulige ordninger knyttet opp mot mulige senere arrangementer som arrangør kan gjennomføre, og da med et avtalt samarbeid med vedkommende sponsor.
Startkontingenter eller andre kontingenter.
Dersom arrangøren har lagt inn som betingelse ved påmelding at refusjon av startkontingenter er begrenset eller ikke vil bli foretatt, kan arrangør beholde de startkontingenter som er innbetalt; ellers ikke.
Det kan være problematisk å benytte seg av slike forbehold som nevnt, ettersom det ofte vil forholde seg slik at bare deler av deltakerne har innbetalt startkontingenten på det tidspunktet avlysningen blir tatt. Det samme vil gjelde eventuelle inntekter relatert til bestillinger av tjenester og ytelser fra arrangør til deltakere og ledere under arrangementet – f.eks. leie av smøreboder under et skirenn.
Tilskudd fra offentlige myndigheter
Også her er det selvsagt viktig å undersøke hva som konkret er avtalt, men det er i de færreste tilfellene gjort noen avtaler som berører avlysinger. Som et klart utgangspunkt, vil arrangør ikke ha noen rett til å beholde tilskudd fra offentlige myndigheter. Arrangører bør kontakte tilskuddsmyndigheten om dette, og eventuelt gjennomføre en tilsvarende forhandling som omtalt ovenfor når det gjelder sponsorinntekter.
Ansvar for å betale kostnader
Følgende typer kostnader vil i hovedsak være aktuelle:
Arenaleie
Arenaleie er ofte en betydelig kostnad for arrangør. Dersom kontrakten ikke sier noe spesielt om avlysninger, og heller ikke om situasjonen skal anses som en force majeure situasjon, vil det som utgangspunkt være slik at arenaeier vil ha rett til å innkreve leie, men det avhenger av hvordan avtalen er utformet når det gjelder beregningen av leiesummen. En basisleie for anlegget som ikke er avhengig av aktivitet, vil normalt måtte betales, men det må gjøres en vurdering av om arrangør kan påberope seg ansvarsfrihet selv om ikke kontrakten inneholder slike bestemmelser. Avtalt leie som er avhengig av aktivitet, er ikke arrangør pliktig til å betale.
Innkjøp og leie av utstyr og materiell
Her må det først avklares om det som leverandør skal levere virkelig er levert. Hvis ikke, vil arrangørens plikt til å betale som klart utgangspunkt falle bort. Dersom leveransen er fullført blir det vanskeligere; først må arrangør vurdere om leveransen kan leveres tilbake, hvis ikke er det slik at arrangør sitter med en plikt til å måtte betale det leveransen koster, med mindre det lykkes å fremforhandle en annen og bedre løsning.
Leie av hotellrom
Her vil hotellets vanlige avbestillingsregler gjelde, dersom ikke avtalen med arrangør har særskilte bestemmelser som dekker avlysninger og som dermed vil gå foran hotellets ordinære avbestillingsregler.
Bruk av frivillige og annet personell
Her ligger også mulighet for betydelige kostnader som arrangør risikerer å bli sittende med. Det er her to typer typiske kostnader:
Innkjøp av bekledning for frivillige
Alle større arrangementer vil normalt lang tid i forkant av gjennomføring ha gjort avtaler med leverandør av funksjonærbekledning, og i de fleste tilfeller også fått levert dette på et forholdsvis tidlig tidspunkt; i alle fall vil normalt produksjonen være gjennomført i forkant av arrangementet. Dersom avlysningen blir vedtatt i tid etter at klærne er produsert, vil leverandøren normalt ha rett til å få betalt i henhold til avtale og faktura.
Honorering av nøkkelpersonell og ansatte
I større arrangementer er det vanlig at noen nøkkelpersoner blir bedt om å nedlegge så stort arbeidsomfang at arrangør har gjort en avtale om å honorere vedkommende. Ved avlysninger kan en stor del av arbeidsoppgavene for slike nøkkelpersoner allerede være utført, og arrangør er nok ansvarlig for å måtte betale ut slike honorarer. For arbeid som ikke er utført på tidspunkt for vedtakelse av avlysningen, foreligger ingen plikt for arrangør.
God planlegging og god håndtering av et avlyst arrangement kan redusere tap
Avlysning av arrangementer er en svært vanskelig situasjon å komme opp i. På planleggingsstadiet er det enkelt å komme med et godt råd om å kvalitetssikre alle avtaler som inngås, og at det er gjort avtaler om hvordan partene skal forholde seg ved eventuelle avlysninger, helt eller delvis utsettelser og forsinkelser etc. Da vil det bli lettere å håndtere situasjonen dersom avlysningen kommer. Det er viktig å forberede seg på avlysning så tidlig som mulig, og det anbefales å søke råd.
Når situasjonen er der, er det vårt råd til alle arrangører å gå inn i forhandling med hver enkelt samarbeidspartner og leverandør for å forsøke å komme frem til gode løsninger. Søk gjerne råd om dette hos oss.
Relaterte artikler:
